A partir de 1 de janeiro de 2026, Portugal atingirá um novo marco na sua jornada de modernização digital com a entrada em vigor da obrigatoriedade de assinaturas digitais qualificadas nas faturas eletrónicas emitidas em PDF. O objetivo é claro: garantir a autenticidade e a integridade dos documentos e acelerar a adoção de sistemas de faturação eletrónica entre pequenas e médias empresas, microempresas e entidades públicas.

Esta medida, embora seja um desafio para muitas organizações, representa uma oportunidade de simplificação e modernização dos processos administrativos no país, algo que há muito é necessário. A transição para a faturação eletrónica promete reduzir de forma substancial a burocracia a que muitas empresas estão sujeitas. A eliminação gradual do papel e a digitalização dos documentos fiscais simplificam o processo de emissão, mas também a gestão e armazenamento das faturas. Esta transformação vai permitir às empresas pouparem tempo e reduzirem custos operacionais.

Para o Estado, os benefícios também são evidentes. Através da centralização e uniformização das faturas eletrónicas, a fiscalização e a gestão das relações com fornecedores tornam-se mais ágeis e transparentes. O combate à evasão fiscal e a deteção de irregularidades também serão facilitados pela utilização de sistemas eletrónicos padronizados e de fácil verificação.

Este avanço tecnológico reforça a visão de um país mais competitivo e eficiente, alinhado com as práticas da União Europeia. Embora o ritmo de adesão possa variar, a digitalização é o futuro e a modernização administrativa já não é apenas uma tendência, mas uma necessidade.

No entanto, apesar dos benefícios visíveis, a implementação obrigatória da faturação eletrónica até 2026 não é um caminho isento de desafios. Para muitas empresas, especialmente as micro e pequenas, a adaptação aos novos requisitos tecnológicos exigirá investimentos em software, formação e, possivelmente, novos equipamentos.

Até ao final de 2025, as faturas em formato PDF vão continuar a ser válidas, independentemente de serem assinadas digitalmente ou não. Este período de transição é fundamental para que as empresas possam ajustar os seus sistemas sem perturbações significativas nas operações diárias. Contudo, será imperativo que, ao longo do próximo ano , as organizações atualizem as suas plataformas de faturação e garantam conformidade com as exigências legais.

O cenário é claro: a modernização é um caminho sem retorno. Quanto mais cedo as organizações portuguesas se adaptarem à nova realidade da faturação eletrónica, mais cedo estarão prontas para usufruir das suas vantagens. O ano de 2026 vai marcar um ponto de viragem e, para muitas empresas, poderá ser o início de uma nova era de eficiência e inovação.

Com o relógio a contar, as empresas em Portugal enfrentam a necessidade de transformação. Será a resistência à mudança maior que os benefícios? A resposta será dada nos próximos meses, à medida que o prazo para a adaptação se aproxima e as empresas decidem se estão preparadas para o futuro digital.

Senior Consultant na área de  Oferta e Operações na Minsait em Portugal (Indra Group)