Se uma equipa de marketing recolher dados sobre as preferências dos clientes, mas não os partilhar com a equipa de produção, a empresa, no seu todo, desperdiça a oportunidade de se alinhar com as necessidades dos clientes, o que pode ter impacto na satisfação dos mesmos e, ainda, eliminar possíveis vantagens que a empresa teria no mercado. Por exemplo, uma equipa de vendas pode recusar-se a partilhar os dados sobre as contas mais lucrativas com a equipa de gestão do cliente. Estas situações são mais comuns do que pensamos e fazem com que as empresas percam os benefícios da tomada de decisão baseada em dados internos, e a sua capacidade de inovar e crescer fica significativamente condicionada.

O poder está na partilha de dados, não na sua retenção. Esta transparência impulsiona o conhecimento das organizações, fomenta a cooperação entre equipas e potencia o seu sucesso. Partilho quatro passos que podem ajudar a cultivar uma cultura de partilha de dados dentro de qualquer organização.

As equipas hesitam em partilhar os seus dados devido a vários fatores. Um deles são as recorrentes preocupações com segurança e privacidade – RGPD. Estamos numa altura em que os regulamentos de privacidade são bastante mais rigorosos, o que se traduz em crescentes violações de dados e as equipas, muitas vezes, receiam partilhar informação que possa ser sensível. E aqui cabe à empresa implementar políticas claras em relação aos dados  e controlo apertado de acesso as mesmos.  A partilha de dados não pode significar um acesso aberto e descontrolado, mas sim a criação de vias seguras que garantam que apenas as equipas corretas têm acesso a determinados dados relevantes. E assim, a empresa dá às equipas a segurança de que é mantida a integridade e conformidade dos mesmos.

Outro ponto que leva à hesitação na partilha de dados internos é a falta de confiança que se manifesta, por exemplo, quando existe um historial  de má colaboração ou uma aparente falta de reciprocidade. Nestes casos as equipas podem resistir à partilha dos  seus dados, pois temem que estes sejam utilizados indevidamente, mal compreendidos ou até usados contra si. Adicionalmente, muitas equipas consideram-se as únicas capazes de interpretar corretamente os ‘seus dados’, e resistem à partilha com equipas que desconhecem o seu contexto completo.

Cabe aos dirigentes enfatizar  como a partilha de dados permite tomar melhores decisões e impulsionar a inovação, pois quando congregados os dados fornecem informações importantes, tendências emergentes e soluções criativas.  A apresentação de exemplos reais de organizações que transformaram, positivamente, as suas operações através da partilha de dados pode ser uma solução. A partilha de dados promove uma colaboração multidisciplinar e interdepartamental. Ao eliminar as barreiras entre os pequenos bancos de dados de cada equipa consegue-se aprofundar a empatia entre equipas de uma mesma empresa e melhorar a sua comunicação. A partilha de conhecimento deriva na resolução conjunta de problemas.

É necessário que a transparência segura de dados seja vista como uma necessidade estratégica para o sucesso a longo prazo. As organizações ganham vantagens competitivas ao cruzar os dados que têm dispersos: tornam-se mais capazes de acompanhar e de se adaptarem mais rapidamente às mudanças do mercado; anteciparem as necessidades dos clientes e serem proativas e liderarem o setor.

A empresas devem seguir vários passos para caminhar neste sentido: visualizar os fluxos de dados entre equipas; desenvolver novos caminhos para essa partilha e promover o conhecimento junto dos seus colaboradores. E que se resume a visualizar o ecossistema de partilha de dados – criar um mapa visual que ilustre os fluxos de dados entre equipas, o que destaca oportunidades de partilha e potenciais benefícios. A partilha destes mapas com os líderes ou mesmo em comunicações internas demonstram mais facilmente o potencial transformador da partilha de dados.

Desenvolver um plano de ação para a partilha de dados que inclua objetivos SMART para curto, médio e longo prazo, incluindo marcos-chave e KPI mensuráveis. E depois manter esse plano atualizado e ajustá-lo de acordo com os progressos contínuo e resultados tangíveis atingidos.

Depois, podem, por exemplo organizar e dinamizar um dia dedicado aos ‘dados’: promover um evento onde diversas equipas apresentam os seus dados e projetos, vai incentivar a partilha e facilitar sessões de networking estruturadas para potenciar conversas entre equipas ajuda a identificar oportunidades de colaboração.

É essencial responder às preocupações das equipas e desenvolver estruturas eficazes de gestão e partilha, ou seja estabelecer políticas claras de partilha de dados. Desenvolver políticas claras que especifiquem as diretrizes, protocolos e responsabilidades para acesso, utilização, proteção, privacidade e segurança dos dados, faz com que as equipas se sintam mais confiantes.

Mas o foco deve estar sempre na partilha e não restrição de acesso aos dados. É importante o desenvolver estruturas que fomentem a transparência e a confiança, para que as equipas se sintam confiantes na partilha dos seus dados.

Claro que isto implica investir em plataformas de partilha de dados seguras e intuitivas, que protejam informações sensíveis mas que eliminem barreiras à partilha de dados e que garantam um tratamento responsável da informação.

Como o fazer? Liderar pelo exemplo, partilhar dados e conhecimentos  relevantes com as equipas; organizar sessões mensais de partilha de dados, onde os líderes apresentam métricas-chave, resultados de projetos e lições aprendidas, e informar que a informação está acessível a todos os colaboradores; incentivar os que trabalham diretamente consigo a fazerem o mesmo e disponibilizar ferramentas e plataformas para a partilha de conhecimentos, como dashboards ou newsletters internas.

Depois é preciso saber reconhecer e celebrar as equipas que partilham dados: estabelecer formas de reconhecimento e destacá-las em reuniões da empresa, newsletters ou comunicações internas e evidenciar como os seus esforços conduziram a benefícios tangíveis, como melhores resultados nos projetos ou aumento da eficiência.

Em conclusão, fomentar uma cultura de partilha de dados é uma jornada contínua, que requer compromisso e flexibilidade. Embora possa demorar algum tempo até se tornar visível todo o potencial das práticas de transparência de dados, os benefícios justificam o esforço.

O verdadeiro poder dos dados reside na sua partilha. Ao eliminar barreiras e preocupações e ao cultivar um ambiente de confiança e colaboração, a organização pode aproveitar conhecimentos coletivos que impulsionam a inovação e o crescimento.

Uma liderança forte é vital para promover esta mudança de cultura. Através de uma visão clara, partilha de dados com implementação políticas de apoio, é possível inspirar as equipas a adotarem uma abordagem mais aberta. Este é um processo de aprendizagem contínua que deve decorrer numa comunidade organizacional onde todos se sintam capacitados para partilhar e colaborar de forma segura.

Enterprise Strategist and Executive at Amazon Web Services (AWS)